Kongres právní prostor 2017

Řešení pro

O produktu

Software SMLOUVY je moderní komplexní aplikace sloužící k efektivní práci se smlouvami a k jejich evidenci. Aplikace umožňuje evidenci neomezeného množství smluv i subjektů a jejich následné řazení do skupin, přičemž každá smlouva může být zařazena v několika skupinách najednou. Pro jednotlivé smlouvy lze nastavovat jejich stav, typ i vlastní značku. Práce s nimi je tak velice přehledná a snadná.

Pro každou smlouvu je možné evidovat neomezené množství z ní vyplývajících lhůt a ty pak exportovat do MS Outlook. Lhůty jsou zobrazovány v tabulkovém seznamu i v kalendářovém měsíčním pohledu. Graficky jsou navíc rozlišené splněné a nesplněné lhůty.

Obrovským přínosem je propojení aplikace s databází ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů), ve které si uživatel může dohledávat informace ke společnostem.

Aplikace umožňuje navíc zveřejňovat smlouvy v Registru smluv ministerstva vnitra prostřednictvím datových schránek.

Založení nové smlouvy

Pro založení nové smlouvy v evidenci slouží přehledný průvodce, který uživatele navede k zadání všech základních vlastností a pomocí funkce přetáhnutí z průzkumníka Windows umožní snadno přiřadit k záznamu relevantní dokumenty. Aplikace umožňuje pro subjekty evidovat základní vlastnosti, jako je adresa a další kontaktní údaje. Při založení smlouvy si lze zvolit vlastní číslování.

Ukládání smluv

Pro práci s dokumenty lze zvolit typ ukládání, uživatel si může vybrat, zda chce pracovat se souborem uloženým na disku nebo zvolí způsob ukládání kopie souboru do databáze. K usnadnění následné práce při editaci dokumentů slouží funkce zobrazování náhledů dokumentu. Pro práci s dokumenty z MS Word a MS Excel je připraven doplněk, který přidá do nástrojové lišty MS Word / MS Excel nový pás s funkcemi, které dokument propojí s aplikací SMLOUVY a ukládání změn je tak pro uživatele otázka pouze jednoho kliknutí. U smlouvy lze také evidovat fyzické umístění papírové podoby dokumentu.

Vyhledávání ve smlouvách

Ve smlouvách lze jednoduše hledat ať už pomocí filtrů nad seznamem, či ve všech spisech pomocí hledání textového řetězce tak, jak jsou uživatelé zvyklí z internetových vyhledávačů. Smlouvy lze jednoduše dohledat i pomocí dalších funkcí, lze např. zobrazit všechny smlouvy daného klienta nebo zobrazit související smlouvy s aktuální smlouvou. Smlouvy jsou řazeny přehledně ve složkách ve stromové struktuře.

Zveřejňování smluv v Registru smluv ministerstva vnitra

V aplikaci jsou dostupné funkce pro zveřejňování smluv v Registru smluv ministerstva vnitra. Komunikace s ministerstvem probíhá pomocí posílání datových zpráv, které automat na ministerstvu zpracovává. Pro komunikaci je nezbytné sestavit přesný datový obsah zprávy, k čemuž slouží průvodce, který ji vytvoří podle vložených hodnot. Uživatel může nastavit svou datovou schránku a odeslat zveřejnění přímo v aplikaci, nebo si pouze nechat předpřipravit potřebné datové soubory a samotné odeslání na ministerstvo uskutečnit jiným nástrojem. Aplikaci lze propojit také s produktem Manažer datových schránek.

Víceúrovňové zabezpečení přístupu

Zabezpečení přístupu pro práci se smlouvami je ošetřeno nastavením přístupových práv aplikace. Administrátor nastaví každému uživateli oprávnění, zda smí vidět všechny smlouvy nebo jen vybranou skupinu, zda může smlouvy editovat nebo jen prohlížet. Pro skupiny smluv lze nastavit výjimky pro konkrétní uživatele. Přesouváním smluv mezi skupinami dochází k automatickému dědění oprávnění. Lze také omezit přístup speciálním přístupovým heslem, které danou smlouvu nezobrazí nikomu, kdo před jejím otevřením nezadá nastavené heslo. Administrátor vidí, který uživatel si v systému smlouvu otevřel a má přístup k historii nahlížení uživatelů.

Aktualizace softwaru je jednoduchá a probíhá pomocí utility, která porovnává stávající stav s verzí vystavenou na internetu. Pokud zjistí, že vyšla nová verze, provede automaticky její stažení a nakopírování